Überblick

Geheimhaltungsvereinbarungen („NDA“) dienen dem Schutz von Know-How, Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, die Verhandlungspartnern gegenüber offenbart werden sollen und einen bedeutenden wirtschaftlichen Wert haben, aber dennoch nicht von Urheber- oder Patentrechten geschützt sind. Durch die richtige Gestaltung des NDA wird die Sicherheit dieser Informationen gewährleistet. Diese ist maßgeblich durch den Zweck der Informationsoffenbarung bestimmt: Im Vorfeld von Transaktionen sowie im anschließenden Due Diligence-Prozess sind zumeist die Unternehmenskennzahlen, Kunden- und Herstellerkontakte oder die Identität der Key Employees betroffen. Im Falle von strategischen Investitionen sowie Joint-Ventures wird der Fokus stärker auf dem unmittelbar betriebsrelevanten Know-How liegen (Methode, Prozesse, Technologien usw.). Zugleich ist die lückenlose Nutzung von NDAs Teil der unternehmensübergreifenden Trade-Secret-Compliance, die Geschäftsgeheimnisse nicht nur bewahren, sondern auch wirtschaftlich verwertbar machen soll. Der rechtliche Maßstab für die Gestaltung von NDAs ist insbesondere das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen („GeschGehG“).

Hiernach bestehen drei zentrale Voraussetzungen des Geheimnisschutzes:

1.

Natürlich muss die betroffene Information geheim sein. Dies setzt voraus, dass die Information oder das Know-How in der konkreten Zusammensetzung weder allgemein bekannt noch ohne große Anstrengungen zugänglich ist. Der besondere wirtschaftliche Wert der Information muss gerade in ihrer Geheimheit liegen.

2.

Das Unternehmen muss die Information durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen schützen, denn ohne Schutzmaßnahmen entfällt der Geheimnisschutz. Dies selbst bei faktischer Geheimheit der Information. Welche Maßnahmen angemessen sind, entscheidet sich anhand des wirtschaftlichen Werts des Geheimnisses. Die Einrichtung von Geheimhaltungsmaßnahmen ist eine Pflicht des Geschäftsführers/Vorstands nach § 43 Abs. 2 GmbHG/§ 93 Abs. 2 AktG, deren Verletzung zur persönlichen Haftung führen kann.

3.

Es können nicht jegliche Informationen geschützt werden, sondern nur solche, hinsichtlich derer aus objektiver Sicht ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht. Dieses ist bei wirtschaftlich wertvollen Informationen regelmäßig anzunehmen.

Um diese Anforderung zu gewährleisten und im Streitfall auch gerichtsfest beweisen zu können, empfehlen wir, die folgende sechs Maßnahmen zu ergreifen:

1.  Erstellen Sie ein Verzeichnis der wesentlichen Geschäftsgeheimnisse.

2. Priorisieren Sie diese Geheimnisse anhand ihres wirtschaftlichen/betrieblichen Werts für Ihr Unternehmen.
   
   
3. Überprüfen Sie die bestehenden Geheimhaltungsmaßnahmen und ermitteln Sie Optimierungsmöglichkeiten:
   
   • Beschränken Sie den Zugang Ihrer Mitarbeiter zu den Geschäftsgeheimnissen nach dem
     „Need to know“ Prinzip.
   
   • Richten Sie tatsächliche (Zugangsbeschränkungen, Überwachung etc.) und technische
     Schutzmaßnahmen ein (Passwörter, 2-Faktoren-Authentifizierung, IT-Sicherheit).
   
   • Erstellen Sie ein konkretes Sicherheitskonzept, eine Home-Office Richtlinie und eine Regelung
      zur Verwendung mitarbeitereigener IT-Hardware (BYOD).
   
   • Überprüfen Sie bestehende Arbeits- und sonstige Verträge hinsichtlich wirksamer
     Geheimhaltungsvereinbarungen und ergänzen Sie diese, wenn nötig.
   
   • Verwenden Sie NDAs in allen Geschäftsbeziehungen, die die Offenbarung von
     Geschäftsgeheimnissen erfordern.
   
   
4. Dokumentieren Sie die getroffenen Maßnahmen.
   
   
5. Veranstalten Sie regelmäßige Mitarbeiterschulungen, insbesondere hinsichtlich IT-Sicherheit (z.B. Phishing-E-Mails, Trojaner), zur Nutzung privater Endgeräte und Verwendung sensibler Informationen im Home Office.
   
   
6. Ernennen Sie einen „Geheimnisschutzbeauftragten“, der intern für den Geheimnisschutz zuständig ist und als Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter dient.
   
   
   

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