Episode 21
Warum Datenschutz im Handelsregister heute wichtiger ist denn je.
Im Handelsregister tauchen immer wieder unnötige personenbezogene Daten auf – darunter Wohnadressen oder Originalunterschriften.
Das Problem:
Einmal eingetragen, können diese Daten nicht mehr gelöscht werden. Gleichzeitig ist das Handelsregister öffentlich, kostenlos und für jeden einsehbar.
Während viele bereits wissen, wie sie verhindern, dass ihre Privatadresse im Register landet, wird ein Aspekt häufig übersehen: der Schutz der eigenen Originalunterschrift.
Warum Ihre Originalunterschrift ein Risiko darstellt
Unterschriften können von geübten Fälschern imitiert und für Betrugsversuche missbraucht werden. Bei Beglaubigungen oder Beurkundungen außerhalb der Videokommunikation ist zwar eine handschriftliche Unterschrift erforderlich – doch: Für die Einreichung beim Handelsregister ist die Originalunterschrift nicht notwendig.
Gesetzliche Grundlage: Wann „gez.“ völlig ausreicht
Gemäß § 12 Abs. 1 und Abs. 2 HGB i.V.m. § 39a BeurkG müssen Handelsregisteranmeldungen und notarielle Dokumente als einfache elektronische Zeugnisse eingereicht werden.
Das bedeutet:
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Es genügt ein wortgleiches Dokument
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Die Originalunterschrift wird ersetzt durch: „gez. [Name]“ / „signed [Name]“
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Weder eine elektronische Signatur noch eine elektronische Beglaubigung ist erforderlich
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Der Registerrichter und die Öffentlichkeit sehen niemals die Originalunterschrift
Auch Urschriften oder Abschriften nach § 12 Abs. 2 HGB dürfen als einfache elektronische Zeugnisse eingereicht werden.
Praktische Empfehlung: So schützen Sie Ihre Unterschrift
Um sicherzustellen, dass die eigene Unterschrift nicht im Handelsregister landet, empfiehlt es sich:
Bitten Sie die Notarin bzw. den Notar ausdrücklich, für die Registereinreichung ausschließlich „gez.“-Versionen zu verwenden.
Damit bleibt die Originalunterschrift ausschließlich in der notariellen Urschrift – und unsichtbar für die Öffentlichkeit.
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In Notary Notes gibt Partnerin Dr. Lilly Fiedler, Rechtsanwältin und Notarin, kurze Antworten zu FAQs an die Notarin.
Behind the scences of Notary Notes – Staffel 3
YPOG steht für You + Partners of Gamechangers und zukunftsweisende Steuer- und Rechtsberatung. Die Kanzlei berät auf Zukunftstechnologien fokussierte Unternehmen mit dem Ziel, Wandel als Chance zu nutzen und gemeinsam optimale Lösungen zu schaffen. Das Team von YPOG bietet umfassende Expertise in den Bereichen Funds, Tax, Transactions, Corporate, Banking, Regulatory + Finance, IP/IT/Data Protection, Litigation sowie Corporate Crime + Compliance + Investigations. YPOG ist eine der führenden Adressen in Deutschland für Venture Capital, Private Equity, Fondsstrukturierung und Anwendungen von Distributed Ledger Technology (DLT) in Financial Services. Die Kanzlei und ihre Partner:innen werden regelmäßig von renommierten Publikationen wie JUVE, Best Lawyers, Chambers and Partners, Leaders League und Legal 500 ausgezeichnet. Bei YPOG sind mehr als 180 erfahrene Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen und Tax Specialists sowie eine Notarin in den Büros in Berlin, Hamburg, Köln, München, Cambridge und London tätig.
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